+Aa-
    Zalo

    Viết email, như thế nào là “văn hóa”?

    • DSPL

    (ĐS&PL) - Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm.

    Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm.
    So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.
    1. Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận
    Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được chú ý. Tất nhiên, địa chỉ email như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọi người, nếu chỉ dùng để liên lạc với bạn bè, người thân hoặc các mục đích riêng tư khác. Nhưng nếu là trong công việc, đây lại là một vấn đề khác. Thử tưởng tượng nếu bạn gửi mail về một hợp đồng quan trọng cho một đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực kì nghiêm túc, nhưng địa chỉ email lại… hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặp phải sẽ không đơn giản chút nào. Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.
    2. Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn
    Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn. Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì. Cách viết cũng cần được xác định phù hợp với từng đối tượng người nhận. “Ai là người đọc email của bạn?”, điều này rất quan trọng bởi vì viết cho một đồng nghiệp cùng phòng ban sẽ khác rất nhiều so với khi viết cho cấp trên của bạn hoặc một đối tác ngoài công ty. Sự tôn trọng là cần thiết trong mọi trường hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để “đạt được mục đích” của mình. Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người đối diện là chuyện cần thiết, và điều nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email.
    3. Đâu là "dàn ý" chung?
    Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽ chẳng có một dàn ý nào là chung cả. Bởi vì, với những nội dung khác nhau, sẽ có những hình thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dung nhưng đôi khi đòi hỏi phải có những hình thức khác nhau. Như đã đề cập, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người nhận, mục đích gửi mail là gì, nội dung bao gồm những điều nào, khi ấy “dàn ý” sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều nên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều.
    4. Xây dựng văn hóa viết email
    Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng nên được chú ý. Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức rằng, một bức email “văn hóa” có thể mang lại những kết quả không ngờ đến, đặc biệt là trong công việc.
    Nguồn: Website việc làm Careerlink.vn
    Link bài gốcLấy link
    https://doisongphapluat.nguoiduatin.vn/dspl/viet-email-nhu-the-nao-la-van-hoa-a55729.html
    Zalo

    Cảm ơn bạn đã quan tâm đến nội dung trên.

    Hãy tặng sao để tiếp thêm động lực cho tác giả có những bài viết hay hơn nữa.

    Đã tặng:
    Tặng quà tác giả
    BÌNH LUẬN
    Bình luận sẽ được xét duyệt trước khi đăng. Xin vui lòng gõ tiếng Việt có dấu.
    Tin liên quan
    Lưu ý khi diện trang phục nơi công sở

    Lưu ý khi diện trang phục nơi công sở

    Vấn đề trang phục công sở luôn làm các bạn đau đầu, bởi đôi khi chính khiếu thẩm mỹ cá nhân làm chúng ta như một nốt nhạc thừa thải, “lạc điệu” giữa đồng nghiệp.

    10 lời khuyên hữu ích cho bản thân

    10 lời khuyên hữu ích cho bản thân

    Trong cuộc sống, chúng ta đối mặt với không ít những khó khăn, thử thách. Có những lúc ta thất vọng, hụt hẫng và tưởng chừng như không thể bước tiếp.